Come si fa, passo passo
Ogni cosa che si fa con SagraWeb, nell'ordine in cui si fa. Apri la demo in un'altra finestra e prova mentre leggi.
La stessa guida, sempre aggiornata, è dentro il programma. Nella demo ogni pagina ha il punto di domanda (?), che apre la sua spiegazione, e nel menu c'è la voce Guida, con tutti i passi in ordine.
1. Preparare il listino
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Crea i reparti
Le grandi aree della sagra che preparano e vendono, come Bar e Cucina. In cassa sono i pulsanti grandi in alto.
CatalogoReparti -
Dividili in categorie
Dentro "Cucina": Primi, Griglia maiale, Contorni. Alla cassa diventano le tessere colorate, e sulla comanda decidono in quale colonna va ogni piatto.
CatalogoCategorie -
Crea gli ingredienti
Quello che compri: pasta, salsiccia, il fusto della birra, anche la lattina. Per ognuno l'unità con cui lo compri, quella con cui lo usi e i suoi allergeni.
CatalogoIngredienti -
Inserisci i prodotti, con la ricetta
Codice, nome, prezzo, reparto, categoria e una foto. Nella scheda Ricetta metti almeno un ingrediente (1 pasta + 1 ragù di carne): gli allergeni degli ingredienti passano da soli al prodotto.
CatalogoProdotti -
Se vuoi, componi i menu
Offerte a prezzo fisso fatte di prodotti, come il "Menu festa alpini".
CatalogoMenu fissi
Tutto il listino spiegato nel dettaglio, distinta base compresa
Nel gestionale c'è la Guida: due linee, Preparazione ed Evento, con una fermata per ogni cosa da fare, i passi con le immagini e il pulsante per andare alla pagina giusta.
Esempio: come si incastrano
| Reparto | Categoria | Prodotto | Prezzo |
|---|---|---|---|
| Cucina | Primi | Gnocchi al ragù di carne | 6,00 € |
| Primi | Pasta al sugo di pomodoro | 4,50 € | |
| Griglia maiale | Salsicce e patate | 9,00 € | |
| Bar | Bevanda alcolica | Birra media bionda | 5,00 € |
Il prezzo è sempre quello scritto sul prodotto: la ricetta serve solo per contare le scorte.
2. Decidere cosa vende ogni cassa
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Registra le casse
I cassetti dei soldi, ognuno con i suoi conti: es. Cassa Bar, Cassa Centrale 1, Cassa Centrale 2.
Casse e incassiCasse -
Crea un modulo cassa e le sue postazioni
Il modulo è "cosa fa" una cassa, es. la Cassa centrale. Le sue postazioni sono i PC che la usano: ognuna incassa nel suo cassetto e stampa sulle sue stampanti.
Casse e incassiModuli cassa -
Cosa vende: un tocco per reparto
Al passo Cosa vende accendi i reparti della cassa: entrano con tutti i loro articoli. Per ogni reparto scegli i tipi di vendita: al tavolo, asporto, self-service. Se la cassa vende solo una parte di un reparto, aprilo con Vedi gli articoli e togli la spunta a quello che non vende.
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Aggiungi i fogli già pronti
Al passo Stampe, Aggiungi foglio propone una comanda per ogni reparto acceso e la ricevuta del cliente. Una frase riassume ogni stampa, per esempio nella Cassa bar della demo: "Stampa Cucina con gli articoli di Cucina per Self-Service su PDF" (guida 3).
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Guarda la mappa e salva
Il Riepilogo disegna la cassa: reparti, articoli, stampe e stampanti. Se manca qualcosa la riga diventa arancione e un clic ti porta al passo da sistemare.
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Controlla che nessun piatto sia rimasto fuori
Articoli per modulo cassa segnala in rosso gli articoli che nessuna cassa può vendere. Una spunta e li sistemi.
CatalogoArticoli per modulo cassa
Esempio: tre casse, tre menù diversi
Casse separate o una sola? Se più volontari incassano insieme in posti diversi, meglio separate: a fine evento si sa quanto ha fatto il bar e quanto la cucina. Per una sagra piccola basta una cassa.
3. Collegare le stampanti
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Collega ogni stampante alla rete
Col cavo o col Wi-Fi, con un indirizzo fisso (si imposta sul router o sulla stampante).
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Fai cercare le stampanti a SagraWeb
Apri Impostazioni ricerca, scrivi la rete delle stampanti (per esempio
StampeStampantiRicerca e prove192.168.1.0/24), premi Salva impostazioni e poi Cerca stampanti. -
Aggiungi e prova
Per ogni stampante in Stampanti trovate da aggiungere: Aggiungi, dai un nome (
CUCINA) e premi Crea e prova. Esce subito un foglio di prova. -
Decidi cosa stampa ogni cassa
Nel modulo cassa, passo Stampe, ogni stampa si imposta in tre passi: Documento (ricevuta o comanda, A5 a colori, A5 in bianco e nero, rotolo da 80 mm), Cosa stampa e Dove e quando (la stampante e i tipi di vendita).
Casse e incassiModuli cassaStampe -
Dividi la comanda per categorie
In Cosa stampa c'è il profilo di stampa: trascini le categorie nelle colonne del foglio, e la cucina legge i primi in una colonna e la griglia nell'altra.
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Controlla tutto in una pagina
Ogni stampa con la sua stampante, e si cambia dalla riga.
StampeDove stampa ogni report
Cosa si stampa, e su cosa
| Foglio | Formato |
|---|---|
| Ricevuta del cliente | A5 a colori o in bianco e nero, anche con gli sponsor; oppure rotolo da 80 mm |
| Comanda del reparto | A5 con due colonne affiancate, o rotolo da 80 mm |
| Modifiche all'ordine | solo quello che è cambiato, come la comanda |
| Listino e resoconti | A4 da ufficio: listino prezzi (anche A5, due copie per foglio), incassi dell'evento, prodotti venduti |
| USB su un PC | non va bene: la stampante deve stare in rete |
Ogni foglio stampato resta anche come PDF nell'archivio: si riapre da Stampe › Ordini stampati.
Se l'indirizzo della stampante cambia, le stampe non arrivano più. Fissalo sempre prima della sagra.
4. Creare gli utenti dei volontari
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Prepara i ruoli
Un ruolo è un elenco di cose che si possono fare. SagraWeb ne ha già pronti, uno per ogni lavoro: Cassa centrale batte gli ordini, Reparto: commesse e stato articoli segue gli ordini da preparare e il monitor della griglia, Responsabile casse apre e chiude le casse, Amministrazione apre e chiude la sagra e gli eventi.
SistemaRuoli -
Crea un utente per persona
Nome, password e uno o più ruoli. Ognuno vede solo le pagine che gli servono.
SistemaUtenti -
Organizza i turni
Se il modulo Volontari è acceso, segni chi c'è, le mansioni e i turni evento per evento.
VolontariTurni volontari
Esempio: chi vede cosa
| Ruolo | Può |
|---|---|
| Cassa centrale | Nuovo ordineModifica ordiniPagamento ordini mobile |
| Cassa bar | Nuovo ordine, in self-service |
| Reparto | Ordini da preparareStato articoli |
| Contabilità | Casse e incassiSpese e acquistiFornitoriAnalisi costiPanoramica sagra |
| Amministrazione | Tutta la sagra |
5. Aprire la sagra e preparare il calendario
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Segui i controlli di preparazione
La scheda Preparazione elenca tappa per tappa cosa manca: listino, casse, stampanti.
SagraPanoramica sagraPreparazione -
Premi "Apri sagra"
Nome della sagra, data di inizio e fondo iniziale (i soldi per i resti). Se c'era già una sagra, la planimetria delle sale viene ricopiata.
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Metti in calendario gli eventi
Per ogni giorno: pranzo o cena. Se vuoi le prenotazioni, accendi Prenotazione attiva e scegli la percentuale dei posti delle sale che si può prenotare: SagraWeb ti dice quanti posti sono.
SagraPanoramica sagraPanoramicaCalendario eventi
Esempio: il calendario della demo
| Evento | Prenotazioni | Stato |
|---|---|---|
| Domenica 25/10 pranzo | no | Chiuso |
| Domenica 25/10 cena | 30% dei posti | Chiuso |
| Venerdì 30/10 cena | 40% dei posti | Chiuso |
| Sabato 31/10 cena | no | In corso |
Gli eventi messi in calendario e non ancora aperti sono Da fare.
6. Aprire l'evento
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Trova l'evento nel calendario
È l'evento di oggi, ancora Da fare: la fascia Adesso della Panoramica lo propone già.
SagraPanoramica sagraPanoramica -
Premi "Apri evento" (il pulsante verde con il triangolo)
Scrivi il fondo cassa di ogni cassa, cioè quanti soldi ci metti dentro per i resti.
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Le casse sono pronte
SagraWeb apre ogni cassa a cui hai dato il fondo. I volontari delle postazioni collegate a quella cassa possono entrare e incassare.
Non si apre un evento nuovo se quello di prima è ancora aperto: chiudi prima le casse e l'evento precedente (guida 10).
7. Battere un ordine
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Scegli la tua cassa
Dalla pagina iniziale tocca la scheda della tua cassa. In alto c'è sempre scritto su quale postazione stai lavorando.
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Come mangia il cliente?
Al tavolo: nome, numero del tavolo e coperti. Asporto: solo il nome. Self-service: niente. Poi Scegli i prodotti.
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Aggiungi i piatti
Tocca una categoria e poi il piatto: ogni tocco è una porzione. Per una nota ("no formaggio") usa il fumetto, per tante porzioni la calcolatrice.
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Controlla il riepilogo a destra
Con + e − correggi le quantità, col cestino togli una riga. Il totale è in basso.
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Incassa: "Contanti" o "POS"
Con i contanti tocca la banconota che ti dà il cliente (20, 50, 100…): SagraWeb ti dice il resto. L'ordine è salvato, escono la ricevuta e le comande dei reparti, e sei già pronto per il cliente dopo.
Ogni pagina della cassa ha la sua guida: il ? in alto apre la spiegazione nella Guida. Dove c'è, il pulsante ▶ Video la fa vedere in pochi minuti.
Con il modulo Disponibilità Articoli acceso, i piatti di cui si contano le porzioni (nella demo la Coscia di pollo con patate) avvisano in cassa: prima "In esaurimento", poi "Esaurito", e a quel punto non si possono più aggiungere.
8. Ordini dal cellulare
Per accenderli (responsabile)
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Prepara un Wi-Fi separato per i clienti
È obbligatorio: casse e tablet stanno su una rete, i telefoni dei clienti su un'altra.
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Compila la sezione "Ordini da cellulare"
Serve il modulo Ordini da tablet e cellulare acceso in Funzionalità. Poi scegli la Postazione dei cellulari, scrivi la Wifi dei clienti e, in Limiti per telefono, quanti minuti ha il cliente per pagare e quanti pezzi al massimo per piatto. Poi Salva modifiche.
SagraImpostazioni sagra -
Accendi l'interruttore: lo stato diventa "Attivi"
Funziona subito. In Link per i clienti c'è l'indirizzo da stampare come QR sui tavoli (finisce con
/ospite).
Quando il cliente arriva in cassa (cassiere)
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Apri "Pagamento ordini mobile"
È la cassa degli ordini fatti dal telefono.
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Scrivi il numero che ti dice il cliente
E premi Invio: compaiono i piatti e il totale.
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Premi Contanti F9 o POS F10
Le comande partono e la pagina è già pronta per il prossimo numero.
Se il cliente non paga in tempo, l'ordine si annulla da solo e le porzioni tornano libere. Ogni telefono può avere un solo ordine da pagare per volta.
9. Monitor di cucina ed eliminacode
Il monitor della griglia
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Apri "Stato articoli" e scegli la postazione
Ogni postazione ha i suoi articoli con i tasti rapidi: nella demo sono sulla Postazione principale. Il browser se la ricorda per gli eventi dopo.
ServizioStato articoli -
Quando metti su della carne, segnalo
Tocca la scheda (o premi F1), scrivi
10e premi Aggiungi. Se qualcosa si brucia, Togli. -
Guarda i colori
Verde: c'è ancora roba pronta. Arancione: venduto quasi tutto (dal 75%), mettine su altra. Rosso: venduto tutto.
Il monitor dell'eliminacode
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Su un PC collegato a uno schermo in sala
Con il modulo Elimina Code acceso, apri la pagina dell'eliminacode (indirizzo che finisce con
ServizioElimina code/queski) e lasciala aperta. -
Si aggiorna da sola
A ogni ordine la cassa dà al cliente un numero da chiamare (es.
C67): lo schermo mostra gli ultimi numeri dati, a caratteri grandi, con l'etichetta della cassa.
10. Chiudere la cassa a fine evento
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Premi "Chiudi" sulla scheda della cassa
Accanto c'è sempre il riepilogo con l'Atteso in cassa: quanto dovrebbe esserci secondo SagraWeb.
SagraPanoramica sagraCassa -
Prima il POS
Per ogni terminale (nella demo POS 1 e POS 2) scrivi il totale dello scontrino di chiusura. Se non hai usato il POS, premi Nessun pagamento POS.
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Poi i contanti, taglio per taglio
Quante banconote da 50, da 20, quante monete da 2… Le somme le fa SagraWeb.
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Guarda se i conti tornano
Se c'è più dell'atteso è un'eccedenza, se c'è meno è un ammanco: lo confermi con una spunta.
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Decidi quanto versare alla sagra
Scrivi i Contanti da versare: il resto rimane in cassa come fondo per l'evento dopo. Poi conferma.
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Chiudi l'evento
Quando tutte le casse sono chiuse, nella Panoramica sagra, fascia Adesso, premi Chiudi evento….
Esempio: il conteggio
| Riga | Quanti | Totale |
|---|---|---|
| POS 1 | 312,00 € | |
| Banconota 50 euro | 5 | 250,00 € |
| Banconota 20 euro | 12 | 240,00 € |
| Banconota 10 euro | 9 | 90,00 € |
| Moneta 2,00 euro | 8 | 16,00 € |
| Contato | 908,00 € | |
| Atteso in cassa | 905,50 € |
Ricontrolla i numeri prima di confermare. Finché l'evento è aperto, una cassa chiusa si può riaprire, ma solo da chi ha il permesso Aprire una cassa (per esempio il Responsabile casse).
11. Chiudere la sagra e vedere i conti
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Chiudi tutte le casse e l'ultimo evento
Il pulsante della sagra resta spento finché c'è un evento aperto. Gli eventi ancora Da fare non lo bloccano: SagraWeb te li segnala.
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Premi "Chiudi la sagra"
Vedi se in qualche cassa sono rimasti soldi non versati. Se vuoi, preleva il fondo iniziale. Poi Conferma chiusura.
SagraPanoramica sagraPanoramica -
Guarda il risultato
SagraWeb calcola il ricavo finale. Ogni edizione resta in Sagra › Calendario e sagre con i suoi resoconti, pronta da confrontare con l'anno dopo.
L'anno dopo non si riparte da zero: listino, casse, stampanti e planimetria restano. Basta aggiornare i prezzi e aprire la nuova sagra.
Ora prova tu
La demo ha una sagra in corso, con piatti, casse e stampanti di prova; le comande escono come PDF. Entra con l'utente del ruolo: utente e password uguali, l'elenco è qui.
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